PivotTable คืออะไร

เครื่องมือทำรายงานแบบรวดเร็ว

สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Excel คงทราบดีว่า ความสามารถหลักของ Excel นั่นคือ ตารางและการคำนวณ แต่ถ้าเราต้องการนำผลลัพธ์ที่ได้อย่างเช่น ยอดขายประจำเดือน มาทำรายงาน สัก 3-4 รูปแบบ เราก็อาจจำเป็นจะต้องสร้างกราฟถึง 3-4 กราฟเช่นกัน ซึ่งวิธีนี้้ จะใช้เวลาในการจัดการพอสมควร

"PivotTable" อีกหนึ่งคำสั่งบน Microsoft Excel ที่จะสร้างทำรายงานสรุปของข้อมูลบนตาราง Excel สามารถสรุปในรูปแบบของสถิติ ทำกราฟในรูปแบบต่างๆ นอกจากนี้ ยังสามารถทำระบบ Filter ห้สามารถคลิกเลือกดูรายงานได้อย่างหลากหลายมากยิ่งขึ้น

วิธีการใช้งาน PivotTable เบื้องต้น

1. คลิกข้อมูลที่ต้องการ
2. คลิกปุ่ม Insert
3. คลิกเลือก PivotTable

แนะนำว่า ให้คลิกเลือก Recommended PivotTables ก่อน และลองดูผลลัพธ์ว่า ตรงกับความต้องการของเราหรือไม่ ถ้ายังไม่ถูกใจ สามารถคลิกเลือกยกเลิกได้

สำหรับบทความนี้ จะมาแนะนำคำสั่งที่น่าสนใจทั้งหมดของ Pivot Table แต่ขอบอกก่อนอย่างหนึ่งว่า การสร้างรายงานด้วย Pivot Table สามารถสร้างเองทั้งหมด หรือจะเลือกจากตัวอย่างรายงานได้ด้วย หรือที่เรียกว่า “Recommended PivotTables”

รวมคำสั่ง PivotTable

• Recommended PivotTables คำสั่งที่ใช้สำหรับการสร้าง PivotTable แต่จะมีตัวเลือกในการสร้างให้อัตโนมัติหลายๆ รูปแบบ ช่วยลดขั้นตอนในการสร้างรายงานได้เป็นอย่างมาก โดยจะมีตัวอย่างแสดงให้เห็นเด่นชัด สะดวกในการตัดสินใจ
• Filter ใช้สำหรับการกรองข้อมูล แบ่งออกเป็น 2 ประเภท
• Slicer ใช้สำหรับกรองข้อมูลเป็นกลุ่ม หรือประเภท
• Timeline ใช้สำหรับกรองข้อมูลที่เป็นวันที่โดยเฉพาะ
• PivotChart ใช้สำหรับการสร้างกราฟ
• Grand Total ใช้สำหรับการรวมผลลัพธ์ข้อมูลทั้งในแนว Column และ Row สามารถเรียกใช้ได้โดย
• คลิกขวาที่ PivotTable
• จากนั้นคลิก PivotTable Option
• คลิกเลือกแท็ป “Totals & Filters”
• เลือก Show grand totals for rows หรือ columns
• Show Value as คำสั่งสำหรับการปรับให้อยู่ในรูปแบบของเปอร์เซ็นต์ สามารถทำได้โดยการคลิกเลือกคอลัมภ์ที่ต้องการ คลิกขวาเลือกคำสั่ง “Show Value as” จากนั้นคลิกเลือก “% of Grand Total”
• Value Field Settings คำสั่งในการแสดงผลหรือ Value ของตัวเลขที่แตกต่างกัน เช่น บางข้อมูล ต้องการรวมข้อมูล (Sum) บางตัวเลขอาจต้องการ นับจำนวนของข้อมูลแทน (Count) หรือบางตัวเลขต้องการหาค่าเฉลี่ยน (Average) เป็นต้น สำหรับวิธีการเรียกใช้คำสั่ง ให้ทำดังนี้
  
  
  
  
  
1. คลิกบริเวณข้อมูลที่ต้องการ
2. คลิกขวาเลือก Value Field Settings
3. จากนั้นเลือกคำสั่ง Summarize value field by
4. เลือกสูตรในการคำนวณที่ต้องการ

“PivotTable Fields” หาย เกิดจากอะไร

กรณีที่เรากำลังสร้างรายงานด้วย Pivot Table อยู่ แล้วหน้าต่างแสดง “PivotTable Fields” หายไป นั่นแสดงว่า คุณไม่ได้มีการคลิกเลือกรายงานของ PivotTable ให้ทำการคลิกหนึ่งครั้ง หน้าต่าง “PivotTable Fields” ก็จะแสดงกลับมาให้เห็น